E-reader: contractmanagement in essentie

Als opdrachtgever hoopt u de beste partij voor een opdracht te selecteren. U hoopt een partij in huis te halen met wie u een vruchtbare samenwerking tegemoet gaat. In de praktijk kan dit echter nogal eens tegenvallen.

U als opdrachtgever kan in een situatie terecht komen waarbij een contractant ondermaats presteert. Wat ook wel eens wil voorkomen en uitermate vervelend is, is de situatie waarin een opdrachtgever noodgedwongen een contractsperiode ‘uitzit’ met een contractant. U zit dan werkelijk met de handen in het haar.

Dat geldt ook in een situatie waarbij een leverancier bij reclamaties van uw kant, toch iedere keer een weerwoord heeft. De contractant aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor zijn handelen of het nalaten daarvan en weet iedere keer uw beklag af te wimpelen.

Nog een andere frustrerende omstandigheid is die waarin een leverancier door de gehanteerde beoordelingsmethodiek in het contract een voldoende blijft scoren. Hoewel u écht niet tevreden bent over zijn dienstverlening en leveringen en u bovendien ook nog eens beschikt over bewijzen op basis waarvan u terecht ontevreden mag zijn, behaalt de leverancier toch deze voldoende score.

Zeer frusterend wanneer u in situaties zoals hierboven genoemd terecht komt of wanneer u in bovengenoemde situaties heeft gezeten, nietwaar?

Wat kunt u hier nu aan doen om niet in een positie te (blijven) zitten waarin u overgeleverd bent aan een contractpartij? Hoe kunt u regie verkrijgen op de uitvoering van uw contract?

Contractmanagement is een oplossing. Contractmanagement in combinatie met het juridisch ‘handig’ opstellen van contracten én aanbestedingsdocumenten (indien dat aan de orde is), kunnen u in staat stellen regie over uw contract te verkrijgen. Met juridisch ‘handig’ bedoel ik in het contract contractbedingen opnemen waarmee u daadwerkelijke invloed kunt uitoefenen op een contractant. Bij schending van afspraken ‘voelt’ en ‘merkt’ een contractant dit op een zodanige manier dat dit hem ‘raakt’ of ‘aanspoort tot’ het uitvoeren van zijn contractuele verplichtingen.

Hoe een opdrachtgever kan omgaan met situaties zoals eerder beschreven, wordt uitgelegd in de Reader Contractmanagement.

Afkadering contractmanagement en reikwijdte reader

Contractmanagement in enge zin

In deze reader beperk ik mij tot contractmanagement in enge zin[1] dat wil zeggen contractmanagement gericht op één contract met het doel regie op dit contract te verkrijgen.

Contractmanagement kan in principe op ieder type contract worden uitgevoerd, zoals dienstverleningsovereenkomsten, leveringsovereenkomsten, aanneemovereenkomst(en), traditionele bouwcontracten en geïntegreerde bouwcontracten. Ieder contract is maatwerk en valt te bezien in zijn specifieke branche. De aard van de overeenkomst, de complexiteit van de overeenkomst en de specifieke condities en nadere condities variëren.

Contractmanagement in brede zin

Contractmanagement in brede zin wordt in deze reader buiten beschouwing gelaten. Met dat begrip bedoel ik o.a. op basis van contractbeheer, contractmanagement inrichten om bijvoorbeeld uitputting van contracten te kunnen monitoren en te bewaken. Of op basis van spendanalyses slim inkopen (category inkopen) en besparingsmaatregelen realiseren.

Reikwijdte

Relatiemanagement wordt genoemd, maar niet verder uitgewerkt en valt buiten de reikwijdte van de reader.

Doel reader

De reader beschrijft een structuur (opbouw) om contractmanagement uit te voeren om als opdrachtgever grip op de uitvoering van een contract te verkrijgen.

Deze reader vervangt echter niet professionele advisering op het gebied van contractmanagement of juridische advies op het gebied van contractenrecht en aanbestedingsrecht.

Opbouw van de reader

In hoofdstuk 1 wordt uiteengezet wat onder contractmanagement wordt verstaan[2]. Vervolgens wordt in hoofdstuk 2 uiteengezet wat de basis is voor het uitvoeren van contractmanagement. Daarbij worden de volgende onderwerpen belicht: de invulling van de rol van een contractmanager, verslaglegging en dossiervorming.

Hoofdstuk 3 is gewijd aan de juridische achtergrond van de handelingen in het kader van contractmanagement. Een uitleg van juridische begrippen als ‘het niet nakomen oftewel wanprestatie’ en ontbinding van de overeenkomst wordt gegeven waarbij aandachtspunten worden genoemd. Het belang van adequate dossiervorming wordt uitgelegd.

De structuur van het uitvoeren van contractmanagement wordt in hoofdstuk 4 geschetst. Voor het voeren van gesprekken evenals voor correspondentie binnen het contractmanagement wordt een opbouw gegeven. Voor het voeren van correspondentie worden per fase van contractmanagement zinsneden en specifieke formuleringen ter voorbeeld en ter inspiratie aangehaald.

In hoofdstuk 4 wordt de voorbereidingsfase van het contracteren belicht. Aandachtspunten die van belang zijn in relatie tot het verkrijgen van grip op de uitvoeringvan contracten worden benoemd. Hierbij worden specifieken benoemd ten aanzien van een overeenkomst alsmede specifieken bij het uitschrijven van een aanbestedingsprocdure.

Geïnteresseerd in tips & tricks op het gebied van contractmanagement?

Koop dan de e-reader Contractmanagement, voor €15,00, 29 pagina’s en verkrijg regie over je contracten.

Auteur mr. drs. D.R.H. Vanblarcum, copyrights. Redacteur drs. M. Abed

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s